Отправка документов на подпись может осуществляться различными способами в зависимости от типа подписи и требований к документу. Рассмотрим основные методы организации этого процесса.
Содержание
Способы отправки документов на подпись
- Электронная подпись через специализированные сервисы
- Отправка по электронной почте с запросом подписи
- Использование систем документооборота
- Личная передача для физической подписи
Отправка через сервисы электронной подписи
1. Выбор платформы
| 1 | Диадок |
| 2 | Контур.Подпись |
| 3 | СБИС |
| 4 | DocuSign |
2. Процесс отправки
- Загрузите документ в систему
- Укажите получателей и порядок подписания
- Отметьте места для подписей и печатей
- Добавьте дополнительные поля при необходимости
- Отправьте документ на подпись
Отправка по электронной почте
- Прикрепите документ к письму
- Четко укажите, где нужно поставить подпись
- Предоставьте инструкции по возврату подписанного документа
- Используйте формат PDF для защиты от изменений
Требования к документам
| Тип документа | Формат |
| Договоры | PDF, DOCX |
| Акты | |
| Официальные письма |
Использование систем документооборота
- Создайте карточку документа в системе
- Назначьте маршрут согласования
- Укажите ответственных за подписание
- Отправьте на согласование
- Контролируйте статус подписания
Рекомендации по организации процесса
- Устанавливайте четкие сроки подписания
- Отправляйте напоминания о просроченных документах
- Храните копии отправленных на подпись документов
- Ведите журнал отправки и получения подписанных копий
Юридические аспекты
Для важных документов используйте квалифицированную электронную подпись. Убедитесь, что получатель имеет техническую возможность подписать документ выбранным способом. Храните доказательства отправки и получения документов.
