Как утвердить инструкцию: пошаговое руководство

1. Подготовка проекта инструкции

1.1. Разработка содержания

• Определите цель и область применения инструкции
• Изучите нормативные акты, регулирующие данную сферу
• Составьте структуру документа (разделы, приложения)
• Подготовьте черновой вариант текста

1.2. Оформление документа

2. Процедура согласования

2.1. Внутреннее согласование

1. Направьте проект заинтересованным подразделениям
2. Установите сроки для предоставления замечаний
3. Обобщите полученные предложения и замечания
4. Внесите необходимые корректировки в документ

2.2. Внешнее согласование (при необходимости)

• С вышестоящими организациями
• С контролирующими органами
• С отраслевыми объединениями
• С профсоюзными организациями

3. Утверждение инструкции

3.1. Кто имеет право утверждать

3.2. Оформление утверждения

• Гриф утверждения в правом верхнем углу
• Подпись руководителя с расшифровкой
• Дата утверждения
• Печать организации (если требуется)

4. Регистрация и хранение

1. Присвойте инструкции регистрационный номер
2. Внесите данные в журнал учета инструкций
3. Организуйте хранение оригинала
4. Обеспечьте доступ к копиям для сотрудников
5. Уведомите заинтересованных лиц о вводе в действие

5. Сроки действия и пересмотр

• Укажите срок действия в самом документе
• Обычный срок - 3-5 лет
• Проводите плановый пересмотр по истечении срока
• Организуйте внеплановый пересмотр при изменении законодательства

6. Особые случаи

6.1. Утверждение коллегиальным органом

• Подготовка протокола заседания
• Голосование по проекту инструкции
• Оформление решения о принятии
• Подписание председателем и секретарем

6.2. Утверждение приказом

• Издание отдельного приказа об утверждении
• Указание даты введения в действие
• Приложение текста инструкции
• Ознакомление сотрудников под роспись

7. Частые ошибки

8. Юридическая значимость

• Утвержденная инструкция является обязательной для исполнения
• Может использоваться как доказательство в суде
• Освобождает от ответственности при соблюдении требований
• Возлагает ответственность при нарушении предписаний

9. Особенности для различных видов инструкций

9.1. Должностные инструкции

• Утверждаются приказом по организации
• Согласовываются с юротделом и отделом кадров
• Ознакомление сотрудника под роспись

9.2. Технологические инструкции

• Утверждаются техническим руководителем
• Проходят обязательное согласование с технологами
• Регистрируются в специальном журнале

10. Хранение утвержденных инструкций

1. Оригинал - в канцелярии или архиве
2. Копии - в подразделениях по месту применения
3. Электронная версия - в базе документов
4. Срок хранения - не менее 5 лет после замены

Правильное утверждение инструкции обеспечивает ее юридическую силу и обязательность исполнения. Соблюдение установленного порядка защитит организацию от возможных правовых рисков.

Запомните, а то забудете